Fax und Faxkosten - Ratgeber für Unternehmer von vedava media
Das Fax gehört wie das Telefon zu den Selbstverständlichkeiten in vielen Unternehmen, auch wenn zunehmend Unterlagen per eMail versendet werden.
Mit Hilfe des Faxgerätes kann blitzschnell oder manchmal auch in letzter Minute auf Anliegen von Kunden und Geschäftspartnern reagiert oder sonstiger Schriftverkehr erledigt werden. Die Gefahr, dass wichtige Meldungen in einem Spamfilter landen, besteht nicht.
Verzichtet man auf Fotos, Hintergrundgestaltung, Graustufen, karierte oder gepunktete Flächen, senkrechte Linien und Fussnoten, dauert die Versendung einer DIN-A4-Seite weniger als eine Minute. Kürzere Mitteilungen auf kleinerem Papierformat sind etwa 30 Sekunden unterwegs.
Die Kosten hierfür sind ja nach Telefongesellschaft und Uhrzeit unterschiedlich. Um Telefoneinheiten effektiv ausnutzen zu können, sollten umfangreiche Faxe in Zeiten mit längeren Taktraten verschickt werden.
Als Einstellung für die Auflösung oder auch Grauwertstufe von Faxgeräten sollte "Normal" oder "Standard" gewählt werden, um die Übertragungszeit nicht unnötig zu verlängern.
Für Unternehmen mit vernetzten Computern ist die Einrichtung eines Faxservers, über den die einzelnen Mitarbeiter auch zeitversetzt gewünschte Faxe in Auftrag geben können und der zudem eingehende Faxe gleich an die richtige Stelle im Betrieb weiterleitet, ratsam.
Aber auch in kleineren Unternehmen bietet sich der Faxversand - und Empfang per Computer an. Die Texte der ausgehenden Faxe müssen nicht mehr ausgedruckt werden und eingehende Faxe können vor dem Ausdruck am Bildschirm gelesen und gegebenenfalls gelöscht werden.
Vorsicht: Die Abwicklung wesentlicher Teile des Schriftwechsels über das Faxgerät ist so bequem, dass häufig die Kosten ausser acht gelassen werden.
Durch die Nutzung von Faxsoftware und den Versand von Rundschreiben in den kostengünstigen Nachtstunden bzw. über professionelle Dienstleister lassen sich die Faxkosten erheblich reduzieren.