E-Mail im Unternehmen
Haben Sie die Nutzung von E-Mails in Ihrem Unternehmen per Organisationsanweisung geregelt? Wenn nicht, sollten Sie das, insbesondere im Hinblick auf die immer mehr zunehmende Bedeutung der E-Mail-Nutzung zur schnellen Information und Kommunikation, umgehend tun!
Untersagen Sie in den Arbeitsverträgen mit den Mitarbeitern konsequent die private Nutzung des betrieblichen Mail-Accounts.
Legen Sie analog zum betrieblichen Telefonverzeichnis eine interne E-Mail-Adressen-Übersicht an und regeln Sie, wer E-Mails wohin versenden darf.
Ratsam ist es auch zu bestimmen, dass nur mit zuvor bekannten und im Unternehmen erfassten E-Mail-Adressen kommuniziert werden darf. Sie verhindern so, dass Spam-oder Junk-Mails zu Hunderten Ihren Betrieb überfluten und unnötig Arbeitszeit und eventuell Telefongebühren kosten.
Halten Sie in der Organisationsanweisung die im Internet gebräuchliche Netiquette fest.
E-Mails sollten genauso sorgfältig formuliert werden wie Geschäftsbriefe. Und Rechtschreib- oder Grammatikfehler werfen kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter zudem darüber, dass bei E-Mails im Geschäftsverkehr die gleichen Angaben zum Beispiel zum Handelsregistereintrag zu machen sind, wie im herkömmlichen Schriftwechsel.
Durch Nutzung einer Signaturdatei lässt sich das Einfügen der erforderlichen Daten vereinfachen. Vermeiden Sie damit auch teuere Abmahnungen!
Vorsicht: Verlangt der Gesetzgeber oder der Vertragstext ausdrücklich die Schriftform, ist eine E-Mail in der Regel nicht ausreichend.
Wegen der fehlenden Unterschrift ist ihre Anerkennung als Urkunde zweifelhaft.
Für den innerbetrieblichen Nachweis und die Kontrolle des Versands und Empfangs von E-Mails ist die Installation eines Protokolltools anzuraten.